担当の役員から、コンプライアンスマニュアルを作り直すよう、指示がありました。
この間いくつかの証券業界に関連する法律の改正もありましたし、
業界内の他社で、今までになかったコンプライアンス違反が発覚したためでもあります。
マニュアル制作の担当部署は主に総務部、法務部、CSR部、内部監査室勤務が多いようです。
ISOの継続審査の応対や、内部監査の応対、株主総会の準備などで多忙な人が多く、
どこの会社でもコンプライアンス活動のみを担当している事は皆無です。
他の業務との兼業となります。
私は法務相談室の課長代理です。
顧問弁護士などで構成される法務部の直轄なのですが、
法務に関する顧客や支店などから問い合わせがの対応が、法務相談室の本業です。
そして社内のコンプライアンスに関する資料の作成や定期的な状況の把握なども、
重要な業務となっています。
課長代理である私が、担当責任者となりました。
過去にもマニュアルの作成には係わりましたが、今回は責任者であり、
また改定部分や新たに付け足す部分も多く、難航が予想されるものでした。
しかし通常の業務が軽減されるわけでもありません。
その中で、効率良く質の高いものを作成せねばなりませんから、結構大変な作業となります。
また質の高いマニュアルとは、書かれている内容のレベルだけにとどまりません。
読み手が最大限に活用でき、効果的で実践的なものであることが重要です。
私が大切だと思ったポイントは、以下の4つです。
ポイント1.制作目的を明確にする
ポイント2.市販本など参考資料を探す
ポイント3.読む気にさせるイラストを探す
ポイント4.マニュアルの文章作り、レイアウト
かなり苦労しましたが、コンプライアンスマニュアル作成のポイントについて
考えてみたいと思います。